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Das Risikomanagement der Softship AG

Nachfolgend finden Sie wichtige Grundsätze der Unternehmensführung der Softship AG, die zu den Kernprinzipien unseres Denkens und Handels gehören, sowie wichtige Dokumente und Erklärungen.

Wesentliche Merkmale des Risikomanagement- und des internen Kontrollsystems

Um Risiken, die den Fortbestand der Gesellschaft gefährden, frühzeitig erkennen zu können, wurde in der Vergangenheit ein Risikomanagement installiert. Dies wird laufend auf die Veränderungen im Konzern angepasst.
Im Rahmen des Risikomanagements wurden unterschiedliche Risiken aufgelistet und anschließend nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Die Risiken sind nach den Bereichen Erlöserzielung, Liquidität, Kosten, Personal sowie technischen Risiken gegliedert.

Jeweils während der regelmäßigen Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen werden die Risiken betrachtet und aktuell bewertet. Zur Abwendung von Risiken sind in der Ablauforganisation die notwendigen Kontrollen und Meldemechanismen implementiert, in der Strukturorganisation sind die notwendigen Vertretungsregelungen getroffen.

Zur Erzielung der für das Unternehmen notwendigen Erlöse sind verschiedene Faktoren wichtig. Die Erlöse sind in hohem Maße von der Gewinnung von Neukunden abhängig. Hierzu wird ständig die Vertriebssituation in den einzelnen Vertriebsgebieten überwacht und geeignete Maßnahmen zur Gewinnung von Neukunden abgestimmt und durchgeführt.

Der Umsatz mit den Bestandskunden ist für die Erlöse natürlich ebenso wichtig. Diese werden anhand der Projektsituationen geplant und ständig überwacht. Ein entsprechendes Projektcontrolling zeigt detailliert die Projektsituationen auf.

Zur Gewinnung von Neukunden sind die Marktfähigkeit der Produkte und der Markt an sich wesentlich. Die Marktfähigkeit der Produkte wird durch ständige Investitionen in die Produkte erhalten. Diese werden im Rahmen der Produktstrategie geplant und mit Hilfe des Risikomanagements überwacht. Die Entwicklungen unserer Zielmärkte Schifffahrt und Luftfahrt verfolgen wir und richten unsere Vermarktungsstrategien auf die jeweiligen Veränderungen aus.

So haben wir im Bereich der Schifffahrt einen starken Fokus auf die mittleren und kleinen Reedereien mit Feeder und Short Sea Diensten gerichtet.
Die Preisgestaltung im Bereich der Lizenzen für die Schifffahrts-Software (inklusive Singapur) obliegt vollständig der Softship Aktiengesellschaft, für die Airpas Anwendung der Airpas Aviation AG und für die Dienstleistungen der ASISTIM GmbH dieser selbst. Insofern besteht ein Preisänderungsrisiko nicht oder nur in dem Maße, wie die Preise der Konkurrenten im direkten Wettbewerb einen Einfluss haben.

Im Rahmen unseres Risikomanagements beobachten wir den Markt und reagieren auf die Entwicklung im Rahmen unserer Planung und Preisgestaltung. Im internationalen Markt müssen wir die Preise an die jeweiligen regionalen Marktgegebenheiten anpassen. Dies findet allerdings auch schon Eingang in unsere Absatz- und Umsatzplanung, die regional strukturiert ist.

Für das Management der Ausfallrisiken bilden wir uns zu jedem Kunden eine Einschätzung der Bonität und gestalten danach die jeweiligen Zahlungskonditionen. Die Forderungssituation wird durch uns ständig überwacht.

Im Rahmen der Finanzplanung erstellen wir eine umfassende Liquiditätsplanung. Ziel ist eine möglichst genaue und zuverlässige Planung der Zahlungen und damit die langfristige Sicherung der Liquidität des Unternehmens.

Aus der Planung können wir mögliche Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und geeignete Maßnahmen treffen.

Die laufenden Dienstleistungen werden auf monatlicher Basis, die Wartungsverträge in der Regel auf vierteljährlicher Basis berechnet. Hierdurch werden regelmäßige Zahlungen erreicht.

Dennoch kommt es durch die Lizenzzahlungen zu erheblichen Zahlungsschwankungen, welche in der Finanzplanung und Liquiditätssicherung berücksichtigt werden.

Erläuterungen der wesentlichen Merkmale des Risikomanagement- und des internen Kontrollsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Wir verstehen das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem als umfassendes System und lehnen uns an die Definitionen des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V., Düsseldorf, zum rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystem und zum Risikomanagementsystem an.

Unter einem internen Kontrollsystem werden danach die von dem Management im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen verstanden, die gerichtet sind auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements

zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit (hierzu gehört auch der Schutz des Vermögens einschließlich der Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschädigungen),
zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie
zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften. Das Risikomanagementsystem beinhaltet die Gesamtheit aller organisatorischen Regelungen und Maßnahmen zur Risikoerkennung und zum Umgang mit den Risikenunternehmerischer Betätigung.

Das Kontroll- und Risikomanagementsystem des Konzerns ist integraler Bestandteil der Planungs-, Rechnungslegungs- und Kontrollprozesse, welches basierend auf einem für das gesamte Unternehmen einheitlichen Prozess der Risikoerkennung, -bewertung und -steuerung vom Vorstand überwacht wird.

Der Rechnungslegungsprozess für die Softship AG sowie die Beteiligungsunternehmen wird über die Software der DATEV abgebildet.

Hierbei werden sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Kostenrechnung eingesetzt. Der Zugang zu der Buchhaltungsapplikation ist auf wenige autorisierte Mitarbeiter beschränkt. Die Buchung von Geschäftsvorfällen erfolgt ebenfalls ausschließlich durch diese autorisierten Mitarbeiter.

Durch die Finanzabteilung werden Monats-, Zwischen- und Jahresabschlüsse erstellt. Der jeweilige Konzernabschluss wird aus den Einzelabschlüssen, die nach HGB oder Singapur GAAP erstellt werden, durch Überleitung nach IFRS erstellt.

Auf monatlicher Basis erfolgt eine Kontrolle der Buchungsvorgänge durch den Vorstand anhand von diversen Auswertungen, insbesondere betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Zahlungen werden durch die Buchhaltungsabteilung vorbereitet und durch einen autorisierten Mitarbeiter, in der Regel ein Vorstandsmitglied oder Geschäftsführer, freigegeben. Alle Eingangsrechnungen werden geprüft und erst nach Freigabe durch die verantwortliche Stelle gebucht. Basierend auf der strategischen Gesamtplanung für das Unternehmen wird jährlich ein detailliertes Budget für alle Unternehmen des Konzerns detailliert nach Kostenstellen mit den verschiedenen Erlös- und Kostenarten erstellt.

Die aktuellen Daten werden monatlich durch den Vorstand mit dem Budget abgeglichen, Abweichungen werden analysiert und notwendige Maßnahmen abgeleitet. Auf monatlicher Basis erhält der Aufsichtsrat die Auswertungen nebst Erläuterungen. Damit wird sichergestellt, dass dieser stets aktuelle Informationen über die Entwicklung der Gesellschaft und mögliche Risiken im Vergleich zur Planung hat.

Für die Projekte und die Produktion werden Projekt- und Produktionsplanungssysteme eingesetzt. Hierüber werden alle Produktionsaufträge und Dienstleistungen geplant und abgewickelt. Die jeweils erbrachten Arbeitsstunden werden über eine Zeiterfassung den Aufträgen zugeordnet. Dadurch werden eine genaue Auswertung der erbrachten Leistungen und deren Wirtschaftlichkeit auf Auftragsebene gewährleistet. In mindestens monatlichen Sitzungen wird die aktuelle Produktionsauslastung und Planung der folgenden Monate durch das Management und den Vorstand ausführlich diskutiert und an die jeweiligen Prioritäten der Projekte angepasst.

Die tatsächlich erreichten Leistungen werden mit den Planungen abgeglichen. Über diverse Auswertungen und Controllingfunktionen werden frühzeitig auf Auftrags- und Projektebene Abweichungen bei den geplanten Dienstleistungen erkannt und korrigierende Schritte eingeleitet.

Die Softship AG überwacht im Rahmen des Kontroll- und Risikomanagementsystems auch die Werthaltigkeit ihrer Beteiligungen. Hierzu werden für diese ebenfalls die wesentlichen Risiken regelmäßig ausgewertet und entsprechende Konsequenzen für die Planungen und Prognosen berücksichtigt. Die Werthaltigkeit der Forderungen wird regelmäßig überprüft.

Die Bonität von Schuldnern wird soweit möglich und angezeigt mit Hilfe von Kreditagenturen oder anderen Quellen überprüft. Dies erweist sich im internationalen Umfeld häufig als ausgesprochen schwierig und fehleranfällig. Anlassbezogene Prüfungen finden statt, sobald sich Hinweise auf eine deutliche Verschlechterung der Bonität ergeben. Soweit erforderlich werden entsprechende Einzelwertberichtigungen für die Forderungen gebildet.